Grabmale van Gils GbR, Bonn und Meckenheim
Eine Auftragsverwaltung, die den gesamten Weg eines Grabmals abbildet — von der ersten Anfrage der Angehörigen bis zur Rechnung nach der Montage.
Ausgangslage
Aufträge liefen über Papierakten, eine Excel-Tabelle und Absprachen zwischen Büro und Werkstatt. Bei Rückfragen von Angehörigen musste jedes Mal jemand suchen.
Aufgabe
Ein System, das alle Beteiligten an beiden Standorten nutzen können — ohne dass sich die gewachsene Arbeitsweise des Betriebs grundlegend ändern muss.
Ergebnis
Eine Web-Anwendung auf eigenem Server, erreichbar über gesicherte VPN-Zugänge, mit Handbuch, Schulung und laufendem Wartungsvertrag.
Was die Anwendung kann
- Auftragsverwaltung über acht Phasen bis zur Abrechnung
- Kunden- und Angehörigendaten mit vollständiger Kontakthistorie
- Angebote und Rechnungen direkt aus den Auftragsdaten
- Automatische Benachrichtigungen bei Statuswechseln
- Friedhofs- und Grabstellendaten je Auftrag
- Übergabe der Rechnungsdaten an die Steuerberatung
Und was darunter läuft
- Eigener Ubuntu-Server, kein fremder Anbieter dazwischen
- Verschlüsselte Verbindung per SSL-Zertifikat
- WireGuard-VPN für jeden angebundenen Arbeitsplatz
- Automatische Sicherung der Daten
- Überwachung, damit Ausfälle vor dem Kunden auffallen
Eingeführt heißt: es wird auch benutzt
Einweisung vor Ort
Jeder Arbeitsplatz wurde einzeln eingerichtet und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt an ihrem eigenen Rechner eingewiesen.
Anleitung im System
Ein Benutzerhandbuch ist direkt in der Anwendung hinterlegt und wird bei Änderungen mit aktualisiert.
Laufende Betreuung
Aktualisierungen, Fehlerbehebung und kleine Erweiterungen sind über einen Wartungsvertrag geregelt.
Erst zuhören, dann rechnen.
Ein Gespräch über Ihre Abläufe kostet nichts und dauert eine Stunde. Danach wissen Sie, ob sich Software für Sie überhaupt lohnt — auch wenn die Antwort nein lautet.
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